Постановка на учет автотранспортных средств
Учет транспортных средств можно нести двумя способами, в зависимости от количества автотранспортных средств:
Специализированная программа для учета деятельности автотранспорта. В этом случае происходит оптимизация и, при необходимости, разработка новых форм отчетности для учета и анализа деятельности автотранспорта.
Путевые листы учитываются в электронном виде на основе следующих параметров: дата записи, маршрут, фирма-отправитель, место назначение, тип груза, пробег в километрах, пробег с грузом в километрах, количество перевезенного груза в тоннах, грузооборот, продолжительность рейса, время работы водителя, время работы машины, вид топлива, количество топлива, сумма затрат на топливо, фамилия-имя-отчество водителя, транспортное средство, суточные водителя, стоимость рейса.
Учет, организованный по указанным параметрам, позволит проанализировать эффективность маршрута, степень использования транспортного средства, создаст базу данных для системы оплаты труда, основанной на ключевых показателях деятельности, обеспечит хронологическую последовательность исходных данных, поможет в правильном распределении затрат по тем показателям, которые приняты в качестве базы, и так далее.
Затем при расчете себестоимости расходы работников и транспортных средств будут распределяться только на те маршруты, в которых они принимали непосредственное участие. Постоянные расходы предприятия в целом будут распределяться согласно выбранной базе - пробегу (км), времени работы и др. При такой системе учета в качестве объекта себестоимости может выступать деятельность водителя, отдельно взятого транспортного средства или их группы, маршрут, рейс и прочее.
Отчетность, сделанная "вручную". Данный способ составления отчетности основан на полной выборке из путевых листов и, как правило, ограничивается минимальным количеством учетных данных.
Этот метод основан на разработке основных форм отчетности в программе Excel. Это позволит автоматически проводить расчеты, переносить данные, внесенные однажды, в отчетность других периодов, уменьшит затраты труда и снизит вероятность ошибок.
К основным пользователям исходных данных относят следующие параметры:
- автотранспортный участок, которому необходимо видеть показатели своей работы в агрегированном виде и уже на этом этапе сформировать мнение о сильных и слабых сторонах своей деятельности;
- бухгалтерия, отражающая движение ГСМ (горюче-смазочные материалы) в учете;
- экономический отдел, использующий исходные данные в расчете и анализе основных показателей.
В Excel разрабатывается таблица исходных данных, которая содержит информацию о деятельности каждой машины:
- внутрифирменный код машины;
- модель автомобиля;
- номер автомобиля;
- общий пробег (км);
- в том числе пробег с грузом (км);
- пробег без груза (км);
- количество рейсов;
- моточасы для списания топлива;
- перевезено груза (тонн);
- грузооборот (тоннокм);
- по каждому виду топлива указывается остаток на начало, получение, расход и остаток на конец периода.
На отдельном листе Excel при помощи функции "СУММЕСЛИ" рассчитывается итог по каждому показателю для группы транспортных средств. Диапазон проверяемых ячеек - это поле с кодом машины, критерием является сам код, а диапазоном суммирования будут поочередно выступать все поля, начиная со столбца "Пробег (км)", и так по каждой группе транспортных средств (по каждому коду), на один код необходима одна строка. Именно этот лист с итогами используется для экономических расчетов.
Другой необходимый отчет - "Табель учета работы автотранспорта". В этом документе ежедневно отражается количество часов на подготовительно-заключительные работы, выполняемые водителем на автотранспортном предприятии, транспортный процесс, включающий движение автомобиля и погрузочно-разгрузочные работы, отдельными строками указываются часы ремонта и простоя за день по каждому транспортному средству. Этот документ заполняется теми специалистами, которые максимально владеют информацией по работе машин, например механиками.
находится по адресу: Москва.
Так же Вы можете связаться со специалистами по телефону: +7 (495)745-03-04
